A principios del año pasado informábamos, por medio de nuestra Circular 1/2014, de la novedad introducida en el artículo 18 de la Ley 14/2013, en el sentido de obligar a que todos los libros que deben llevar los empresarios debían ser legalizados telemáticamente después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurrieran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio. Ante la ausencia de un régimen transitorio y la disparidad de criterios en la aplicación de esta norma por los diferentes registros mercantiles, el pasado 16 de febrero se publicó en el Boletín Oficial del Estado la Instrucción de 12 de febrero, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, que pretendía aclarar y uniformar la aplicación de la obligación contenida en el artículo 18 mencionado, sobre la que informamos con detalle en nuestra Circular. Adjuntamos ambas Circulares.
Pues bien, en el día de ayer, 3 días antes del vencimiento del plazo para que los empresarios que tuvieran un ejercicio social coincidente con el año natural legalizaran sus libros conforme a este nuevo régimen, el Tribunal Superior de Justicia de Madrid dictó un Auto por el que, como medida cautelar, deja en suspenso la Instrucción mencionada hasta que recaiga Sentencia sobre la impugnación presentada por una Asociación de sociedades cotizadas españolas.
Conforme al Auto citado, la mencionada suspensión “solamente traería como efecto práctico que los empresarios (…) podrían seguir presentando los libros para su legalización tanto en formato papel como electrónico y de forma presencial o telemática, así como la legalización de los libros físicos en soporte papel.” Continúa la resolución judicial disponiendo que, “se puede mantener el sistema que se venía empleando antes de la aprobación de la Instrucción, que había resultado útil y suficiente para dar cumplimiento a tal fin y que, por tanto, puede seguirse aplicando más allá del 30 de abril de 2015 y hasta que recaiga la Sentencia en el presente recurso. Así pues, entendemos que hasta ese momento de la Sentencia que ponga final al presente recurso puede proseguirse con el régimen previamente existente (y que, de facto, muchos Registros Mercantiles venían aplicando hasta la aprobación de la Instrucción, sin causar mayor impacto).”
A nuestro juicio, de acuerdo con la doctrina establecida por el Auto de este Tribunal, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley 14/2013, – que no se ve afectada por ésta -, y sin perjuicio de la posición que adopte la Dirección General de los Registros y del Notariado, a esta fecha:
1.- Las legalizaciones telemáticas efectuadas hasta el día de hoy de libros cumplimentados en soporte informáticos son perfectamente válidas.
2.- A partir del Auto mencionado podrán seguir legalizándose de forma telemática libros en soporte informático, previo cierre de los libros legalizados en papel.
3.- Las sociedades que dispongan de libros legalizados en papel podrán seguir utilizándolos hasta su finalización y en ese momento deberán pasar necesariamente al nuevo régimen (soporte informático y legalización telemática), por lo que el plazo del 30 de abril (para sociedades con ejercicio social coincidente con el año natural) carece de sentido en este escenario.
4.- La legalización de nuevos libros en papel no debería ser posible, a pesar del Auto judicial, si bien ello, en claro detrimento de la seguridad jurídica, dependerá del criterio de cada registrador.
5.- Si la sociedad no llegó a legalizar libros en papel debería someterse al régimen del artículo 18 de la Ley 14/2013, – cumplimentación en soporte informático y legalización telemática -.
6.- Los registradores deberían abstenerse de calificar como fuera de plazo los envíos telemáticos remitidos a partir del próximo 30 de abril y, en todo caso, ninguna consecuencia perjudicial debería deparar esta circunstancia, por sí sola, ni para la sociedad ni para sus administradores.